Все для бухгалтера

Выдача во временное пользование бухгалтерских документов работникам других подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документы могут быть выданы (извлечены из дела) только по распоряжению главного бухгалтера и с ведома руководителя организации. Вместо выданного документа в дело помещается лист-заместитель.

При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель дела. Карта помещается на месте выданного дела.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений и в соответствии с законодательством Российской Федерации. Об этом сказано в пункте 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица организации, документ или дело которой изымается. Следует отметить, что главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В тех случаях, когда изымаются недооформленные тома документов (например, не подшитые, непронумерованные), то с разрешения представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома.

Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам организации под роспись.

Не допускается производство выемки документов в ночное время.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов в соответствии с действующими нормативными актами, руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Утрату бухгалтерской документации можно рассматривать как форс-мажор. К счастью, это происходит нечасто. Тем не менее от такой ситуации никто не застрахован. Поэтому каждому бухгалтеру нужно знать, как избежать ответственности за утрату документов и что предпринять для их восстановления.

При ведении хозяйственной деятельности каждую операцию организация должна оформлять подтверждающими документами. Таково требование и бухгалтерского, и налогового законодательства. Поэтому одной из обязанностей организации является обеспечение сохранности первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Эта обязанность закреплена в пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон № 129-ФЗ). А рабочий план счетов бухгалтерского учета и приказ об учетной политике организации нужно хранить пять лет после того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности.

Конкретные сроки хранения первичных документов и отчетности указаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, лицевые счета работников должны храниться в организации в течение 75 лет.

Налоговый кодекс обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Такое требование установлено подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса.

Для сохранности документов организациям рекомендуется приобретать несгораемые шкафы, оборудовать помещения пожарной сигнализацией, устанавливать на окнах металлические решетки.

Ответственность за утрату документов

Законодательством предусмотрена не только обязанность по хранению документов, но и ответственность за ее невыполнение.

Отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением, за которое налогоплательщик несет ответственность. Так, согласно статье 120 НК РФ грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. За это организация может быть оштрафована на 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ).

Если налогоплательщик не предъявит в налоговые органы в установленный срок документы, необходимые для осуществления налогового контроля, он может быть оштрафован по статье 126 НК РФ в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

За нарушение сроков и порядка хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность для должностных лиц организации — штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ). Причем наложить административный штраф на руководителя и главного бухгалтера может только суд.

За утрату бухгалтерских документов должностные лица организации могут привлекаться и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это касается тех, кто не представил налоговую декларацию или другие обязательные документы, что привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты законно установленных налогов.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98).

Обращаем внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее по тексту – Положение о документах и документообороте), имея при этом в виду, что данный документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Соответственно каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам;
Как видно их определения для заполнения бухгалтерской отчетности необходима комплексная автоматизация учета.
Бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), состоит из:
а) бухгалтерского баланса;
б) отчета о прибылях и убытках;
в) приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
г) аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
д) пояснительной записки.
Состав бухгалтерской отчетности бюджетных организаций определяется Министерством финансов Российской Федерации.